1.      OBJETIVO

 

Este procedimento tem como objetivo estabelecer critérios e responsabilidades para a utilização dos espaços públicos do prédio da BC, tais como: auditório, mini-auditório, laboratório de informática, sala de reuniões e  hall de entrada.

 

2.      ESCOPO

 

Este procedimento abrange todas as unidades da Unicamp e entidades externas.

 

3.      DEFINIÇÕES

 

BC – Biblioteca Central

CEMEQ – Centro para Manutenção de Equipamentos

DSP – Diretoria de Serviços ao Público

SBU – Sistema de Bibliotecas da Unicamp

SISAUT –  Área de Sistemas Automatizados da BC

UNICAMP – Universidade Estadual de Campinas

USUÁRIO INTERNO - Todas as bibliotecas pertencentes ao SBU e unidades da Unicamp

USUÁRIO EXTERNO - Todas as instituições externas à Unicamp.

 

4.      GERAL

 

O prédio da BC é constituído por 5 (cinco) pisos a saber: subsolo, térreo, 1º, 2º e 3º andares. As áreas como  auditório, mini-auditório, laboratório de informática, sala de reuniões e o hall de entrada, são destinados para a promoção de eventos, reuniões, apresentações, cursos, palestras, exposições e outros e estão equipados, conforme descrição a seguir. Para utilização desses espaços, inicialmente é necessário consultar o procedimento e agenda, disponíveis em meio eletrônico no endereço www.unicamp.br/bc, e enviar formulário de reserva, anexo 03, para Área de Planejamento, através do e-mail agendabc@unicamp.br. Para os usuários internos (unidades da Unicamp) e externos, a confirmação será feita mediante recebimento de comprovante de depósito e termo de compromisso.

 

4.1 Horários de funcionamento:

 

Segunda a Sexta:

            Manhã: das 9:00 às 12:00h.

Tarde: das 13:00 às 17:00h.

Noite: das 18:00 às 21:30h. (mini-auditório, sala de reuniões e hall)

Noite: das 18:00 às 22:00h. (auditório)

 

 

Sábado:

            Manhã: das 9:00 às 12:00h.

            Tarde: das 13:00 às 16:30h. (mini-auditório, sala de reuniões e hall)

            Tarde: das 13:00 às 17:00h. (auditório)

            Noite: das 18:00 às 22:00h. (auditório)

 

Domingo:

            Manhã: das 9:00 ás 12:00h. (auditório)

            Tarde: das 13:00 às 18:00h. (auditório)

            Noite: das 18:00 às 22:00h. (auditório)

 

Como o expediente normal de funcionamento da BC é de segunda a sexta, das 9:00 às 17:30 horas, para o período da noite e para os sábados e domingos, além do valor das taxas de manutenção (anexo 01), será cobrada uma taxa adicional de R$15,00 a hora. O pagamento da taxa adicional  deverá ser efetuado diretamente ao funcionário responsável pelo suporte.

 

4.2 Equipamentos disponíveis para uso

 

01 amplificador;

04 caixas de som de 100 watts (auditório);

01 mesa de som com 12 canais (auditório);

05 microfones com fio, 03 sem fio e 02 de lapela;

02 pedestais para apoio dos microfones na mesa (auditório);

02 projetores de slides;

01 retroprojetor;

02 tape para gravações;

01 televisor de 14 polegadas (auditório);

01 televisor de 20 polegadas (mini-auditório);

02 pedestais  para microfone sem fio (público);

01 flip chart;

 

4.3 Caracterização dos espaços disponíveis

 

·        Auditório da BC, localizado no sub-solo do edifício, possui 119 poltronas, pequeno palco equipado com tela móvel, mesa fixa para 8 lugares, cabine para projeção e som e 5 pontos de rede.

·        Mini-auditório, localizado no terceiro andar da BC, possui 35 cadeiras, modelo estudante, quadro branco, flip chart, tela móvel e 2 pontos da rede.

·        Laboratório de Informática, localizado no terceiro andar da BC, possui 15 computadores  ligados em rede, tela móvel e flip chart.

·        Sala de Reuniões, localizada no primeiro andar da BC, possui 38 cadeiras, quadro branco, tela móvel e 4 pontos de rede.

·        Hall de entrada do prédio, localizado no térreo, é usado somente para as exposições e possui 8 biombos.

 

4.4 Infra-estrutura

 

·        Estacionamento;

·        Espaços disponíveis para realização de eventos, reuniões, etc.

 

4.5 Serviços

 

·        Serviços de café e/ou água somente para as reuniões internas da BC;

·        Linha telefônica próxima às áreas citadas neste procedimento;

·        Suporte técnico de áudio e vídeo;

 

5.      RESPONSABILIDADES

 

5.1 Responsabilidades da Área de Planejamento

 

·        Controlar e atualizar a agenda de reservas;

·        Divulgar a agenda da semana para as Diretorias/Chefias da BC;

·        Atualizar a tabela de preços;

·        Informar ao SISAUT, com antecedência, necessidade de instalação de software e manutenção de equipamentos. No caso de software especial a pessoa ou entidade que está locando o espaço é responsável em fornecer o software, devidamente regularizado, para que se faça a instalação;

·        Orientar aos usuários sobre os procedimentos de utilização do auditório, mini-auditório, laboratório de informática, sala de reuniões e do hall de entrada;

·        Dar retorno aos usuários, em até 24 horas, após recebimento do formulário de reserva;

·        Encaminhar o formulário de reserva, por e-mail, para a Seção de Aquisição da BC;

·        Informar aos usuários sobre a disponibilidade dos equipamentos solicitados;

·        Montar e preparar a sala requisitada com 30 minutos ou mais de antecedência;

·        Testar todos os equipamentos a serem utilizados;

·        Manter as salas fechadas, quando não usadas;

·        Solicitar a limpeza das salas e auditório;

·        Manter as chaves do auditório, mini-auditório e laboratório de informática na Área de Planejamento;

·        Prestar suporte necessário aos eventos;

·        Acompanhar através de relatório o movimento da conta referente ao convênio 69/95;

·        Solicitar aos usuários avaliação dos serviços prestados;

·        Tabular mensalmente os dados provenientes das avaliações feitas pelos usuários.

 

5.2 Responsabilidades dos Usuários Internos (Bibliotecas do SBU)

 

·        Utilizar o procedimento para agendamento de eventos, reuniões, cursos, treinamentos, etc., no endereço www.unicamp.br/bc;

·        Preencher o formulário de reserva, anexo 03, parte 1,  e enviar para o e-mail agendabc@unicamp.br, na Área de Planejamento;

·        Aguardar contato da Área de Planejamento em até 24 horas após o recebimento do formulário de reserva;

·        Assinar e entregar o formulário de reserva, anexo 03, parte 2, na Área de Planejamento, após verificar e testar os equipamentos, bem como o pleno funcionamento dos mesmos. A verificação deverá ser feita com pelo menos meia hora de antecedência e acompanhada por funcionário da Área de Planejamento;

·        Comunicar a Área de Planejamento após o encerramento do evento.

 

5.3 Responsabilidades dos Usuários Internos (Unidades internas não pertencentes ao SBU)

 

·        Utilizar o procedimento para agendamento de eventos no endereço www.unicamp.br/bc;

·        Preencher o formulário de reserva, anexo 03, parte 1, e enviar para Área de Planejamento, através do e-mail agendabc@unicamp.br ;

·        Aguardar contato da Área de Planejamento, em até 24 horas, após o envio do formulário de reserva;

·        Consultar tabela de preços, anexo 01;

·        Efetuar pagamento, conforme anexo 01, e enviar comprovante via fax;

·        Assinar o termo de compromisso, conforme anexo 02, e enviar via fax;

·        Assinar e entregar o Formulário de Reserva, anexo 03, parte 2, na Área de Planejamento, após verificar e testar os equipamentos, bem como o pleno funcionamento dos mesmos. A verificação deverá ser feita com pelo menos meia hora de antecedência;

·        Ressarcir a BC financeiramente, em caso de danos de qualquer natureza que ocorram no auditório, mini-auditório e laboratório de informática e suas instalações, móveis e equipamentos utilizados.

 

 

 

 

5.4 Responsabilidades dos Usuários Externos (Entidades externas à Unicamp)

 

·        Utilizar o procedimento para agendamento e agenda de eventos no endereço www.unicamp.br/bc;

·        Preencher o formulário de reserva, anexo 03, parte 1, e enviar para Área de Planejamento, através do e-mail agendabc@unicamp.br ;

·        Aguardar contato da Área de Planejamento, em até 24 horas, após o envio do formulário de reserva;

·        Consultar tabela de preços, anexo 01;

·        Efetuar pagamento, conforme anexo 01, e enviar comprovante via fax;

·        Assinar o termo de compromisso, conforme anexo 02, e enviar via fax;

·        Assinar e entregar o Formulário de Reserva, anexo 03, parte 2, na Área de Planejamento, após verificar e testar os equipamentos, bem como o pleno funcionamento dos mesmos. A verificação deverá ser feita com pelo menos meia hora de antecedência;

·        Ressarcir a BC financeiramente, em caso de danos de qualquer natureza que ocorram no auditório, mini-auditório e laboratório de informática e suas instalações, móveis e equipamentos utilizados.

 

5.5 Responsabilidades do SISAUT

 

·        Atualizar a agenda na web;

·        Prestar suporte na instalação dos softwares  e dar manutenção nos equipamentos, ou encaminhar ao CEMEQ, quando necessário. No caso de software especial a pessoa ou entidade que está locando o espaço é responsável em fornecer o software, devidamente regularizado, para que se faça a instalação;

·        Atualizar versões dos programas instalados, quando necessário.

 

5.6 Responsabilidades do Balcão de Empréstimo da BC

 

·        Prestar apoio na orientação aos usuários quanto ao local do evento;

·        Fornecer crachá aos usuários.

 

5.7 Responsabilidades da Seção de Aquisição da BC

 ·        Informar a Área de Planejamento, por e-mail, a confirmação dos depósitos bancários, referente a locação dos espaços;

·        Fornecer relatório mensal de movimentação da conta referente ao convênio 69/95.

 

 6.      PROCEDIMENTO

  

Fluxograma

 

7.      ANEXOS

 

Anexo 01 - TAXA DE MANUTENÇÃO DO AUDITÓRIO, MINI-AUDITÓRIO E LABORATÓRIO DE INFORMÁTICA

Anexo 02 - TERMO DE COMPROMISSO

 

 

 

Anexo 03 - FORMULÁRIO DE RESERVA PARA UTILIZAÇÃO DO AUDITÓRIO, MINI-AUDITÓRIO, LABORATÓRIO DE INFORMÁTICA, SALA DE REUNIÕES E HALL

 

 

 

Anexo 04 - FORMULÁRIO DE AVALIAÇÃO DOS SERVIÇOS PRESTADOS PELA BC